بخش چهارم
فرآیند کنترل کیفی کالا از بازرسی تا شارژ انبار و مدیریت مغایرت‌ها
مقدمه
در نظام کنترل کیفی کالا و تجهیزات، صرفاً ثبت نتیجه بازرسی کافی نیست؛ بلکه لازم است ماهیت، دامنه، نوع و مراحل کنترل هر کالا به‌صورت دقیق و قابل رهگیری مشخص باشد. در این راستا، کد تست و زیرتست به‌عنوان یکی از ارکان اصلی شناسایی و طبقه‌بندی فعالیت‌های کنترل کیفی، نقش مهمی در تعیین الزامات بازرسی، آزمون‌های موردنیاز، معیارهای پذیرش و نحوه ثبت نتایج ایفا می‌کند.
کد تست بیانگر ماهیت و نوع کنترل کیفی موردنیاز برای یک کالا یا تجهیز است و زیرتست، جزئیات و مراحل کنترل مرتبط با آن را مشخص می‌نماید. به این ترتیب، از مرحله دریافت کالا تا بررسی مدارک فنی، بازرسی ظاهری و ابعادی، انجام آزمون‌های تخصصی، بررسی مشخصات فنی و در نهایت تعیین وضعیت پذیرش یا عدم پذیرش، یک مسیر مشخص و قابل رهگیری برای کارشناس کنترل کیفی ایجاد می‌شود.
فرآیند کنترل کیفی کالا باید به‌گونه‌ای طراحی شود که مغایرت‌ها پیش از شارژ انبار شناسایی و تعیین تکلیف شوند. در این مرحله، کارشناس کنترل کیفی موظف است کالا را با اسناد خرید، سفارش، مشخصات فنی، استانداردهای مربوطه، نقشه‌ها، گواهینامه‌ها و سایر الزامات قراردادی تطبیق داده و در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، موضوع را پیش از ورود قطعی کالا به موجودی انبار ثبت و پیگیری نماید.
از سوی دیگر، در مواردی که کالا پس از شارژ انبار با مغایرت کیفی، فنی، مقداری یا اسنادی شناسایی شود، لازم است فرآیند کنترل مغایرت پس از شارژ انبار نیز به‌صورت مشخص تعریف شده باشد. این فرآیند شامل شناسایی و ثبت مغایرت، تعیین وضعیت کالا، جلوگیری از مصرف یا تحویل کالای نامنطبق، بررسی سوابق بازرسی، تعیین مسئولیت واحدهای ذی‌ربط و پیگیری اقدامات اصلاحی و تعیین تکلیف نهایی کالا است.
بر این اساس، کد تست و زیرتست تنها یک عنوان سیستمی یا ثبت اداری محسوب نمی‌شود، بلکه ابزاری برای استانداردسازی و شفاف‌سازی فرآیند کنترل کیفیت است و می‌تواند ارتباط میان کالا، اسناد خرید، نتایج بازرسی، مغایرت‌ها، تصمیمات کارشناسی و سوابق انبار را برقرار نماید.
در این فرآیند، کارشناس کنترل کیفی نقش کلیدی در شناسایی، بررسی، ثبت، مستندسازی و پیگیری وضعیت کیفی کالا بر عهده دارد و باید اطمینان حاصل کند که کالا پیش از تأیید نهایی، مطابق الزامات فنی و کیفی تعیین‌شده بررسی شده است. همچنین در صورت مشاهده مغایرت، موضوع باید به‌صورت شفاف ثبت و تا تعیین تکلیف نهایی، قابل رهگیری باشد.
بنابراین، ایجاد یک ساختار منسجم برای کد تست، زیرتست، کنترل‌های قبل از شارژ انبار و کنترل مغایرت‌های پس از شارژ انبار، موجب افزایش شفافیت، قابلیت رهگیری، جلوگیری از ورود کالای نامنطبق به چرخه مصرف و انبار، کاهش خطاهای تکراری و ارتقای اثربخشی نظام کنترل کیفی خواهد شد.
